We gaan het hebben over twee dingen: 

  1. Als je verplicht bent om BTW aan te geven.
  2. Als je geen BTW hoeft aan te geven.

Verplicht voor alle typen facturen

Dit zijn de belangrijke dingen die op een factuur moeten staan, of je nu wel of geen btw moet betalen:

  • Het woord ‘factuur’ met de datum van de factuur en de datum waarop de spullen zijn geleverd of de dienst is uitgevoerd.
  • Een uniek factuurnummer dat je steeds verder laat oplopen. Gebruik geen nummers door elkaar of begin niet telkens opnieuw. Je kunt ook letters toevoegen als dat handig is. Bijvoorbeeld beginnen met ‘FI3092’ en dan ‘FI3093’ enzovoort.
  • Jouw naam of de naam van je bedrijf en je adres. Alleen een postbus is niet genoeg. Gebruik de naam die je bij de Kamer van Koophandel hebt opgegeven. Als je niet bij de Kamer van Koophandel staat geregistreerd, gebruik dan je eigen naam.
  • De naam van de persoon of het bedrijf dat de spullen of diensten ontvangt, met hun adres.
  • Je bankrekeningnummer.
  • Wat je hebt geleverd, met hoeveelheid en een omschrijving.
  • De prijs per stuk of per uur en eventuele korting, samen met de totale kosten.
  • De bedragen zonder btw, het btw-tarief en het btw-bedrag dat je moet betalen, en het totaalbedrag dat betaald moet worden.
  • Wanneer er betaald moet worden, bijvoorbeeld binnen 30 dagen.

Als je verplicht bent om BTW aan te geven

Voor bedrijven die verplicht zijn om btw-aangifte te doen, zijn er specifieke regels waar ze zich aan moeten houden:

  • Je moet je btw-identificatienummer vermelden. Dit nummer zou je moeten hebben ontvangen in een brief van de Belastingdienst. Als je het niet meer weet, kun je het ook vinden op de website van de Belastingdienst. Ga naar: https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/nl/ondernemers/content/inloggen-voor-ondernemers. Log in met DigiD of E-herkenning. Ga naar het tabblad Omzetbelasting. Aan de linkerkant zie je ‘BTW-identificatienummer’ staan. Klik hierop. Dan zie je twee nummers. Gebruik alleen het btw-identificatienummer op de factuur, niet het omzetnummer.

Als je btw-plichtig bent, moet je weten hoe je de btw berekent. Normaal gesproken bereken je 21% of 9% btw over de bedragen die op de factuur staan. Maar er zijn ook uitzonderingen. Hier zijn er drie kort besproken:

  • ‘Btw verlegd’ betekent dat de btw verschuldigd is door de persoon met wie je zaken doet. Dit gebeurt alleen als je regelmatig diensten verleent aan een vaste klant. Dit is voornamelijk relevant in sectoren zoals de bouw, scheepsbouw, schoonmaakbedrijven en hoveniers. Werk je niet in een van die sectoren? Dan is de btw waarschijnlijk niet verlegd.
  • ‘Factuur uitgereikt door afnemer’ gebeurt wanneer jouw klant zelf de factuur opstelt, wat bekend staat als ‘self-billing’. Let op: hoewel de klant de factuur maakt, ben jij nog steeds verantwoordelijk dat alle informatie juist is genoteerd.
  • ‘Margeregeling’ je vermeld op de factuur dat de producten vallen onder de margeregeling. Dit kan alleen als je tweedehands producten verkoopt. Je vermeld voor de rest geen btw op de factuur.

Wat gebeurt er als je geen btw hoeft te betalen? 

In dat geval moet je nog steeds aan bepaalde regels voldoen en speciale vermeldingen opnemen, vooral wanneer je een kleine onderneming runt. Met andere woorden, je moet uitleggen waarom je geen btw in rekening brengt. Over het algemeen zijn er twee scenario’s:

  • Als de Belastingdienst heeft bepaald dat je vrijgesteld bent van btw, hoef je geen btw-identificatienummer te vermelden. Deze informatie heb je waarschijnlijk ook niet gekregen van de Belastingdienst. Op de factuur moet je vermelden waarom je geen btw in rekening brengt, bijvoorbeeld ‘vrijgesteld van btw op basis van artikel …’, waarbij de wettelijke basis voor de vrijstelling gedetailleerd moet worden beschreven. In sommige gevallen moet je specifieke vermeldingen maken die voortvloeien uit de wetgeving, bijvoorbeeld bij de verkoop van kunstvoorwerpen, antiquiteiten, motorvoertuigen, reisbureaus, gebruikte goederen, enzovoort. Het is raadzaam om de boekhouder te raadplegen voor de exacte vereisten.
  • In het algemeen bepaalt de Belastingdienst of je al dan niet vrijgesteld bent. Soms zijn bepaalde producten of diensten vrijgesteld. Je moet nog steeds je btw-identificatienummer vermelden, maar aangeven dat dit specifieke product vrijgesteld is van btw. De Belastingdienst heeft een lijst gepubliceerd met diensten en producten die vrijgesteld zijn van btw: klik hier om de lijst te zien.